Правильно спроектированный архив — это не только стеллажи, но и система хранения, учета, доступа и защиты документов. При выборе оборудования важно учитывать объем фонда, формат документов, размеры помещения, нагрузку на полки и требования к размещению.
Какие стеллажи подходят для архива
Для архивохранилищ применяются металлические одно- и двухсторонние стационарные или мобильные стеллажи, а также шкафы, сейфы и шкафы-стеллажи. Для бумажных документов используются первичные средства хранения — папки, коробки, футляры и другие подходящие средства.
Для конструкции архивных металлических стеллажей действует ГОСТ Р 56356-2015 «Стеллажи металлические для архивов. Технические условия». Для металлических архивных шкафов действует ГОСТ Р 56513-2015. Оба стандарта имеют статус действующих.
Стационарные или мобильные стеллажи
- Стационарные — простой и универсальный вариант для большинства архивов. Они удобны при свободной планировке помещения и постоянном доступе к нескольким рядам.
- Мобильные — позволяют уменьшить количество постоянных проходов и увеличить вместимость помещения. При их проектировании учитывают требования к главным проходам, расстояниям от стен, потолка и источников тепла, а также рекомендации производителя.
- Закрытые шкафы и специализированные системы применяют там, где важны дополнительная защита документов, ограничение доступа или особые условия хранения.
Ключевые параметры при выборе
- Габариты помещения — заранее рассчитывают длину рядов, высоту оборудования и необходимые проходы.
- Нагрузка на полку — определяется массой реально размещаемых коробок, папок и других документов; запас по нагрузке должен соответствовать расчету производителя.
- Высота стеллажа — выбирается с учетом помещения, способа доступа к верхним полкам и требований безопасности.
- Размеры полок — должны соответствовать форматам коробок и папок, не создавая лишнего свободного пространства.
- Тип покрытия — для обычного сухого помещения достаточно стандартного защитного покрытия; для особых условий выбирают исполнение с учетом среды.
- Способ доступа — при частой выдаче документов важны удобные проходы, маркировка рядов и понятная система адресного хранения.
Расстановка стеллажей: важные расстояния
Правила Росархива, утвержденные приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77, устанавливают требования к оснащению архивохранилищ и рекомендуемые расстояния при расстановке оборудования. Для стационарных стеллажей следует предусматривать:
- главный проход между рядами — не менее 120 см;
- проход между стеллажами — не менее 75 см;
- между стеллажом, параллельным наружной стене, и стеной — не менее 75 см;
- между торцом стеллажа и стеной — не менее 45 см;
- между верхней полкой и потолком — 50 см;
- между нижней полкой и полом — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;
- до отопительных и нагревательных устройств — не менее 100 см.
В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами. Оборудование не следует устанавливать вплотную к наружным стенам и источникам тепла.
Система хранения и учет
Даже качественные стеллажи не решат проблему архива без понятной адресации. Помещения, стеллажи, шкафы и полки нумеруют, а размещение документов фиксируют в схеме и постеллажных/пофондовых топографических указателях. При изменении размещения сведения необходимо актуализировать.
Условия хранения документов
При проектировании архива учитывают не только мебель, но и микроклимат, пожарную безопасность, защиту от протечек, пыли и биологических повреждений. Для конкретного типа документов режим хранения выбирают по действующим архивным требованиям. Нельзя размещать архивные документы на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других местах, не предназначенных для хранения.
Что проверить перед покупкой
- план помещения и размеры будущих рядов;
- количество документов и прогноз его роста;
- форматы папок и коробок;
- требуемую нагрузку на полки;
- высоту и способ безопасного доступа к верхним уровням;
- необходимость мобильных или закрытых систем;
- схему нумерации и адресного хранения;
- документы на оборудование и соответствие применимым стандартам.
Организация архива под ключ
«СибСтеллаж» поможет подобрать архивные стеллажи с учетом площади помещения, объема документов, нагрузки и требований к размещению.
Для консультации и расчета: 8-951-378-20-05.