Стеллажи для архива должны обеспечивать сохранность документов, удобный доступ и безопасную эксплуатацию помещения. При выборе учитывают тип документов, размеры и массу коробов, высоту помещения, способ доступа и требования к условиям хранения.
1. Какие стеллажи подходят для архива
- Полочные металлические — основной вариант для папок, архивных коробов и документов. Подходят для большинства помещений.
- Передвижные (мобильные) — помогают увеличить полезную вместимость за счет сокращения постоянных проходов. При проектировании необходимо учитывать особенности помещения и оборудования.
- Стационарные шкафы и закрытые стеллажи — подходят для небольших архивов и документов, которым требуется дополнительная защита от света и пыли.
- Специализированные системы — используются для крупноформатных документов, карт, чертежей и других материалов, которым нужны особые условия хранения.
2. Металл или дерево?
Для постоянного архивного хранения рационально выбирать металлические конструкции: они устойчивы к механическим нагрузкам, не боятся обычной уборки и позволяют точно задавать нагрузку на ярусы. При этом сама по себе металлическая конструкция не делает помещение пожаробезопасным — требования к пожарному режиму распространяются на архив в целом.
Деревянные стеллажи могут использоваться в отдельных интерьерных или специальных решениях, но при выборе для архива нужно учитывать их поведение при изменении влажности, прочность и требования пожарной безопасности. Для корпоративного архива обычно практичнее металлическая система.
3. Размеры и расстановка — критически важны
Актуальные Правила Росархива, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, рекомендуют при расстановке стационарных стеллажей предусматривать следующие расстояния:
- главный проход между торцами стеллажей — не менее 120 см;
- межстеллажный проход — не менее 75 см;
- между стеллажом, параллельным стене, и наружной стеной — не менее 75 см;
- между торцом стеллажа и стеной — не менее 45 см;
- от верхней полки до потолка — 50 см;
- от нижней полки до пола — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.
Для мобильных стеллажей расстояния определяются с учетом особенностей помещения и установленного оборудования. Перед заказом важно сделать план расстановки, а не подбирать стеллажи только по габаритам свободной стены.
4. Условия хранения документов
Стеллажи — только часть архивной системы. По Правилам Росархива документы на бумажном носителе размещают в коробках, папках и конвертах. Документы следует защищать от прямого света; естественное освещение допускается при использовании средств светозащиты. Противопожарный режим устанавливается в соответствии с законодательством о пожарной безопасности.
- не размещайте документы непосредственно на полу;
- защищайте архив от протечек, конденсата и повышенной влажности;
- не перекрывайте вентиляцию и инженерные системы;
- используйте закрытые средства хранения там, где требуется защита от света и пыли.
5. Как выбрать стеллаж под конкретный архив
- Определите объем документов и количество коробов на ближайшие годы.
- Измерьте помещение: длину, ширину, высоту, дверные проемы и расположение инженерных коммуникаций.
- Рассчитайте нагрузку на ярус и секцию с учетом коробов и папок.
- Определите, нужен ли ручной доступ или мобильная система.
- Предусмотрите маркировку рядов, секций и полок для быстрого поиска документов.
- Оставьте резерв вместимости, чтобы архив не пришлось перестраивать сразу после заполнения.
6. Безопасность и долговечность
Стеллажи необходимо устанавливать и эксплуатировать по документации изготовителя. Не следует превышать допустимую нагрузку, самовольно менять конструкцию или оставлять в работе поврежденные элементы. Для металлических систем важны качественное защитное покрытие, устойчивость к коррозии и возможность регулярного осмотра.
7. Почему выбор лучше делать по проекту
Для небольшого архива достаточно подобрать стандартные полочные секции. Если документов много, выгоднее заранее спроектировать расстановку оборудования с учетом проходов, нагрузки, высоты помещения и будущего расширения. Это позволяет использовать площадь рационально и сохранить удобный доступ к документам.
«СибСтеллаж» поможет подобрать и скомплектовать стеллажи для архива с учетом размеров помещения, объема документов и условий хранения.
Телефон: 8-951-378-20-05