Актуальная версия • 2026 год
Сохранность архивных документов обеспечивается не одним мероприятием, а комплексом требований: правильной организацией архивохранилища, соблюдением температурно-влажностного и светового режимов, пожарной и охранной безопасностью, правильным размещением документов и регулярным контролем их состояния. Основным нормативным документом является приказ Росархива от 31.07.2023 № 77.
1. Требования к помещению архива
Архивохранилище должно быть изолированным и безопасным для длительного хранения документов.
Необходимо исключить риски затопления, пожара, воздействия влаги и других факторов, способных повредить документы.
Помещение должно иметь исправную вентиляцию, освещение и возможность контроля микроклимата.
Доступ посторонних лиц в архив должен быть ограничен.
2. Архивные стеллажи и размещение документов
Для хранения документов рекомендуется использовать устойчивые металлические архивные стеллажи,
рассчитанные на фактическую нагрузку. Документы размещают в папках, коробках и других подходящих средствах хранения.
Стеллажи, секции и полки должны иметь понятную маркировку. Нельзя размещать документы непосредственно на полу
или допускать перегрузку полок.
3. Температура и влажность
Для бумажных архивных документов оптимальными являются температура 17–19 °C и относительная влажность 50–55 %.
Необходимо регулярно контролировать показатели термогигрометром и фиксировать результаты.
Существенные и резкие колебания температуры и влажности недопустимы, поскольку они ускоряют старение бумаги и могут способствовать появлению плесени.
4. Световой режим
Постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте в первичных средствах хранения.
Следует ограничивать воздействие солнечного света и ультрафиолета. Освещение архивохранилища используется преимущественно
во время работы персонала.
5. Пожарная и охранная безопасность
Архив должен быть оборудован необходимыми средствами обнаружения и тушения пожара в соответствии с действующими требованиями.
Проходы и доступ к средствам пожарной защиты нельзя загромождать. Необходимо контролировать состояние электропроводки,
ограничивать доступ в хранилище и установить порядок выдачи документов.
6. Санитарный режим и защита от повреждений
В архивохранилище необходимо регулярно проводить уборку и обеспыливание оборудования.
Следует контролировать появление плесени, насекомых и других биологических повреждений.
При обнаружении поврежденных или увлажненных документов их необходимо изолировать и принять меры по стабилизации условий хранения.
7. Подготовка и учет документов
Перед передачей на хранение документы систематизируют, оформляют и учитывают в соответствии с номенклатурой дел,
сроками хранения и результатами экспертизы ценности. После размещения необходимо поддерживать актуальную схему расстановки,
чтобы быстро находить нужные дела и контролировать их наличие.
8. Электронные архивы
Для электронных документов необходимо обеспечить учет, защиту от несанкционированного доступа, контроль целостности,
резервное копирование и возможность восстановления информации после сбоев. При длительном хранении важно заранее учитывать
необходимость сохранения доступности файлов при изменении программного и аппаратного обеспечения.
9. Регулярный контроль сохранности
Необходимо периодически проверять наличие и физическое состояние документов, состояние стеллажей, микроклимат,
пожарную безопасность и порядок доступа. Все выявленные нарушения следует фиксировать и своевременно устранять.
Комплексный контроль позволяет значительно снизить риск утраты или повреждения архивных документов.
Итог
Надежное архивное хранение — это сочетание правильного помещения, качественных архивных стеллажей, стабильного микроклимата, пожарной и охранной безопасности, грамотного учета и регулярного контроля. Соблюдение этих требований помогает сохранить документы на протяжении всего установленного срока хранения.
Если у Вас возниклик вопросы или Вам нужна помощь с организацией архивохранилищ и установкой архивных стеллажей, Вы всегда может позвонить нам по телефону: 8-951-378-20-05. Наши менеджеры с удовольствием помогут Вам с выбором и проконсультируют по всем вопросам.
Нормативная основа: приказ Росархива от 31.07.2023 № 77.