Обеспечение сохранности документов в архиве

Архивы играют ключевую роль в хранении и защите документов, имеющих юридическую и историческую ценность. Для обеспечения сохранности этих документов необходимо придерживаться определенных требований к организации архивных пространств и оборудования.

Требования к помещению архива организации

Помещение архива должно соответствовать высоким стандартам для предотвращения потери или повреждения документов. Это включает в себя оснащение архивохранилищ специальным оборудованием, соблюдение противопожарного режима и обеспечение охранного режима. Необходимо создавать нормативные температурно-влажностные и световые режимы, которые способствуют долговременному хранению документов, предотвращают их порчу и выцветание.

Новые правила хранения архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 №77, вносят уточняющие требования, которые обеспечивают более детальное руководство для различных категорий пользователей.

Для кого предусмотрены правила хранения архивных документов

Правила распространяются на государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица, предпринимателей и физических лиц, имеющих законные основания на получение и использование архивных документов. Это гарантирует, что все категории организаций и индивидуальных пользователей будут обеспечивать соблюдение стандартов хранения, защищая тем самым национальное и культурное наследие.

Какие документы нужно передавать в архив

Организации обязаны передавать в архив документы, имеющие долгосрочное значение, а именно: документы, подтверждающие юридические сделки, управленческие акты, научные и технические разработки, а также иные документы, определенные законодательством.

Как хранить архивные документы по новым правилам

Хранение архивных документов по новым правилам предусматривает строгий порядок передачи документов в архив, а также соблюдение требований к организации бумажного хранилища. Порядок передачи документов в архив начинается с тщательной подготовки и систематизации всех материалов.

• Первым шагом является инвентаризация, что позволяет выявить все документы, подлежащие архивированию. Инвентаризация должна быть проведена в соответствии с внутренними регламентами организации, с обязательной отметкой основных данных: наименования документа, даты его создания и краткого содержания. После этого документы доставляются в архив, где проходят процедуру учета и классификации.
• Требования к организации бумажного хранилища включают в себя соблюдение жестких норм по безопасности и контролю доступа. Хранилище должно быть оборудовано системой климат-контроля для поддержания оптимальной температуры и уровня влажности, что обеспечивает долговечность бумажных носителей. Зоны хранения должны быть оснащены противопожарными системами и датчиками движения, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа. Также особое внимание следует уделить маркировке и систематизации стеллажей, что облегчает поиск необходимых документов.
• Не менее важными являются требования к оформлению бумажных архивных документов. Каждый документ перед помещением в архив обрабатывается и приводится в стандартное состояние. Это включает в себя удаление скрепок, переплётных материалов и прочих элементов, которые могут в долгосрочной перспективе нанести вред бумаге. Документы помещаются в архивные папки или коробки, выполненные из безопасных материалов, не подверженных влиянию внешней среды.
• Современные технологии диктуют необходимость перехода к электронным архивам, что требует соблюдения специальных требований к их организации. Электронные архивы должны обладать надежной системой защиты данных, которая предотвращает утрату информации в случае сбоев оборудования или программного обеспечения. Централизованное хранение данных, регулярное обновление программного обеспечения и протоколы шифрования представляют собой ключевые аспекты безопасного управления электронными архивами. Для улучшения удобства работы с архивами возможно использование облачных технологий, однако к ним предъявляются дополнительные требования по безопасности и защите персональных данных.

Что включает в себя обеспечение сохранности документов в архиве

Обеспечение сохранности документов в архиве включает в себя выполнение всех вышеописанных мероприятий. Это процесс, связанный не только с физической защитой документов, но и с организацией всей системы архивного делопроизводства, что позволяет минимизировать риски потери информации и гарантировать их сохранность на долгие годы. Профессиональное управление архивами требует комплексного подхода и ответственности всех вовлеченных сторон.

 
Если у Вас возниклик вопросы или Вам нужна помощь с организацией архивохранилищ и установкой архивных стеллажей, Вы всегда может позвонить нам по телефону: 8-951-378-20-05. Наши менеджеры с удовольствием помогут Вам с выбором и проконсультируют по всем вопросам.